ERP implementeren: vermijd onderschatting en automatiseer alleen de structuur

In mijn vorige blog stelde ik al de vraag waar je mee moet beginnen als je ERP gaat implementeren. De simpele vraag met het lastige antwoord. De vraag: ‘waarom?’

Zoals beloofd neem ik je in mijn blogs mee op een route langs mijn “10 voorwaarden voor succes in ERP implementatie” . Vandaag kijken we eerst naar voorwaarde 2 ‘De onderschatting’ en vervolgens naar voorwaarde 3 ‘Structuur in uw organisatie’.

Voorwaarde 2 – De onderschatting van ERP implementeren

Onderschatting is iets menselijks. Maar ook iets heel gevaarlijks. Die stoere jongen met die spierballen die denkt dat hij dat kleine ventje met die bril wel even kan pakken. En er dan – als hij in de knoop op de grond ligt – achter komt dat dat kleine ventje zwarte band Judo, Karate én Aikido is. Het implementeren van een ERP systeem is niet alleen een ‘IT foefje’. Het is een kleine jongen met een bril die vastberaden is om je in de knoop te leggen en dan weg te wandelen.

Een ERP implementatie is een ‘full blown’ organisatiewijziging met een enorme impact op de medewerkers in álle lagen van de organisatie. Mensen op de werkvloer verliezen hun vertrouwde processen en moeten noodgedwongen hun werkwijze aanpassen. Managers verliezen hun grip op de processen en het zicht op de resultaten omdat de managementrapportage helemaal opnieuw opgezet zal moeten worden.

Vervelend! En ook iets waar ze eigenlijk helemaal geen tijd voor hebben. Want ze hebben allemaal een bedrijf te runnen. Daarom hebben ze – begrijpelijk – vaak ook de neiging om de dagelijkse operatie voorrang te geven. Het implementatieproject – wat ze stoort in hun dagelijkse operatie – komt op de tweede plek. En dan zie je je als projectmanager opeens tegenover die kleine jongen met die bril staan.

Gelukkig ben ik zelf zwarte band ‘ERP implementeren’. Een vechtsport waarbij de mens centraal staat en vaardigheid, daadkracht in harmonie samen komen om samen tot een oplossing te komen.

Voorwaarde 3 – Automatiseer structuur in uw organisatie

Het is hoog tijd voor wat tegeltjeswijsheid. Hier komt hij ‘Het is de kunst om de structuur te automatiseren en niet de incidenten en de chaos.’

Zo, zet dat maar op een tegel. Want het is waar. Alleen structuur is te verbeteren door middel van ERP implementeren. Chaos niet.

Daarom, voordat je gaat implementeren: verzeker jezelf er eerst van dat de organisatie ‘staat’ zoals hij moet staan. Stel jezelf de volgende vragen: Zijn de taken en verantwoordelijkheden van alle medewerkers duidelijk? Zijn de processen vastgelegd in werkinstructies? Zijn beide ook bekend bij iedereen in de organisatie?

Neem hierbij geen genoegen met een mondeling ‘ja’ of ‘waarschijnlijk wel’ maar doordring de mensen in de organisatie van het belang hiervan. Laat ze desnoods je tegeltje zien en hang het op alle muren van de organisatie.

Rol dan de dobbelstenen, ga langs ‘start’ en loop direct door naar voorwaarde 4. Die is ‘Stick to the plan’. Daarover in mijn volgende blog meer. Net als over voorwaarde 5 ‘Uw medewerker’.

Tot snel!

Roald is ERP specialist en heeft meer dan 20 jaar ervaring met het implementeren en verbeteren van processen door de inzet van ERP.