Demand planning moet in één keer goed. Verknal het niet!

Laten we eerst uitleggen waarom demand planning zo belangrijk is voor S&OP. Demand planning is het proces waarin bedrijven bepalen hoeveel ze in de toekomst verwachten te gaan verkopen. Forecasting is een belangrijke component maar niet het enige. Er zijn marktontwikkelingen waar je als bedrijf op wilt inspelen, nieuwe producten die je wilt lanceren, marketing campagnes en allerlei andere strategische plannen die van invloed zijn op de vraag. Dat moet allemaal worden meegenomen in een proces waarin alle afdelingen tot consensus komen en die er uiteindelijk toe moeten leiden dat de financiële doelstellingen worden behaald. Het demand plan waar bedrijfsbreed overeenstemming over is bereikt, is dan het fundament waarop alle vervolgplannen (voorraad, productie, inkoop) worden gebaseerd.

GESTEGGEL OVER CIJFERS

Helaas zien wij in de markt dat het vaak flink mis gaat bij bedrijven die met demand planning aan de slag gaan. Op allerlei vlakken. Irritant is bijvoorbeeld dat er tijdens meetings waar sales, finance, inkoop en operations bij aanwezig zijn, vrijwel altijd gesteggel over cijfers ontstaat. Wie heeft die forecast gemaakt? Uit onze cijfers blijkt wat anders?! Voor je het weet gaat het in plaats van over de inhoud alleen nog maar over de betrouwbaarheid van cijfers. Een andere dooddoener is dat de verkeerde mensen aan tafel zitten. Waarom moet ik eigenlijk bij deze vergadering zitten? Ik ben hier toch helemaal niet verantwoordelijk voor?! Mensen blijven weg en verliezen hun vertrouwen in het proces. Het gevolg hiervan: iedere afdeling gaat weer vrolijk zijn eigen forecasts zitten maken je bent als bedrijf weer terug bij af.

HALFSLACHTIGE IMPLEMENTATIE

Waarom is het opzetten van een robuust proces voor demand planning eigenlijk zo complex en problematisch? Daar hebben wij binnen UC Group heel wat onderzoek naar gedaan en we zien een combinatie van oorzaken. De eerste is dat bedrijven het te lichtvaardig opnemen en de noodzakelijke bouwstenen waaruit een demand planning proces bestaat, niet of halfslachtig invullen. Onze overtuiging is: S&OP moet je goed doen of helemaal niet, maar je kunt er niet zomaar wat elementen uithalen en de rest overslaan. Zo’n blokje als ‘data cleansing’ is er bijvoorbeeld één die vaak wordt overgeslagen, merken wij. Ergens begrijpelijk misschien, het opschonen van data is ook taai en tijdrovend, maar je hebt die zuivere data nu eenmaal nodig om het proces verderop in de planningsketen goed te laten verlopen.

‘HÉ, MIJN BAAS HAAKT AF’

Een andere oorzaak van tegenvallende resultaten is dat het vraagplanningsproces organisatorisch te karig is geïmplementeerd. Er is niet nagedacht over taken en verantwoordelijkheden van key players of mensen begrijpen niet wat het doel is. Ze missen het grote plaatje en zien niet in wat het hen persoonlijk oplevert. Ook worden communicatielijnen niet goed ingericht waardoor informatie die voor iedereen van belang is – bijvoorbeeld een grote verkooporder die aanstaande is – blijft hangen op de salesafdeling of in de inbox van één persoon. Misschien wel de meest fundamentele reden waarom S&OP mislukt is dat het topmanagement zijn aandacht verliest. Als mensen zien dat hun baas er geen prioriteit meer aan geeft, denken ze al gauw Het zal wel niet zo belangrijk zijn en haken ze zelf ook af.

HEEL SAAI ADVIES

Gelukkig kan demand planning ook wél goed gaan, maar daar moet je als supply chain team dan wel flink je best voor doen. Helaas kunnen we geen eenvoudig trucje of wondermiddel uit onze hoge hoed toveren. Ons advies is heel saai: ga systematisch te werk, sla geen stap over en zorg dat je elke bouwsteen van het proces zorgvuldig en met de juiste tooling de juiste invulling geeft. Waar wij tijdens projecten ook altijd veel aandacht aan schenken is het ‘meekrijgen’ van mensen. Dit begint voor ons altijd met het commitment van de directie maar laat ook aan de rest van de organisatie zien waarom je het doet en wat ieders persoonlijke belangrijk daarbij is. Dit ‘What’s in it for me’ is cruciaal:

• Als het demand planning proces goed loopt hoef jij als salesmedewerker straks minder ‘nee’ aan je klanten te verkopen
• Als het demand planning proces goed loopt heb jij als productiemedewerker minder spoedjes
• Als het demand planning proces goed loopt ben jij als inkoper een betere partner richting toeleveranciers en kun je betere prijzen en inkoopvoorwaarde bedingen

Een praktische tip is om de verantwoordelijkheden van medewerkers binnen het demand planning proces, één op één terug te laten komen in hun persoonlijke KPI’s. Een veelgebruikt voorbeeld: Geef een salesmedewerker niet (alleen) een bonus als hij zijn omzettargets haalt, maar ook als hij betrouwbare demand plan afgeeft.

FIRST TIME RIGHT

Het belangrijkste advies dat we hier willen geven: zorg dat de implementatie van demand planning in één keer goed gaat! Besteed er tijd aan, lees je in, verdiep je in modellen, investeer in tools, raadpleeg experts; want juist aan demand planning zit een heel groot afbreukrisico. Gaat het mis en raken medewerkers teleurgesteld in het proces, dan is dat daarna ontzettend lastig te herstellen, is onze ervaring. Nee, niet nog een keer!, zullen medewerkers verzuchten. Een mislukte S&OP-implementatie als gevolg van een zwak demand plan, is al weinig bevorderlijk voor je supply chain prestatie, het is ook nog eens killing voor de moraal.

Demand planning kun je eigenlijk maar één keer goed doen, dus verknal het niet.

Bovenstaand artikel is geschreven door Kurt Klomp en Marleen Veth. Kurt is een verandermanager en heeft succesvol S&OP-processen en Vendor Managed Inventory geïmplementeerd. Zijn streven is om de klant centraal te stellen en effectieve samenwerking tussen mensen, processen en systemen te bevorderen. Ook Marleen heeft veel ervaring in de sector en dan met name op het gebied planningsvraagstukken, supply chain management en procesoptimalisatie. Ook leidt zij veel projecten op het gebied van verandermanagement.